Как успешно проводить отраслевые саммиты?

Когда мы упоминаем о мероприятии, у нас есть богатый опыт проведения семейных собраний, школьных групповых мероприятий, свадеб, обедов в честь дня рождения. Поскольку мы знаем, что успех мероприятия и саммита требует не только тщательного предварительного планирования, но и взаимодействия с различными группами и переговоров. разнообразные сложные вопросы.Для успеха масштабных профессиональных отраслевых саммитов или конференций мы сталкиваемся с более сложными задачами и более сложными условиями.Сегодня мы шаг за шагом рассказываем, как обеспечить успешное проведение конференции.Вообще говоря, успех конференции состоит из четырех шагов:

1. предварительная подготовка, 2. реклама и продвижение, 3. планирование и реализация, 4. реклама отчета.

Сначала предварительные приготовления:

Прежде чем мы официально проведем отраслевые саммиты, нам нужно тщательно все обдумать и спланировать.Каковы цели этого мероприятия или отраслевого саммита?То ли для обмена, то ли для расширения контактов, то ли для продвижения продукции.Что это за вид деятельности?Что пригласить участников мероприятия?Почему вы приглашены?Почему они приходят?Специально для важного профессионального саммита приглашение участников особенно важно.

После уточнения целей мероприятия и участников мероприятия следующим важным шагом является приглашение спикеров.Это головная боль организатора.Необходимо учитывать влияние спикера в индустрии и способы его привлечения.Они идут?

Затем рассмотрим возможные места для проведения мероприятия?Мероприятие должно проходить в конференц-центре или в бальном зале отеля?Они также основаны на типе деятельности собрания и целях деятельности собрания.Особо подчеркивается, что, если позволяют условия, следует выехать на место проведения на этапе планирования и максимально все обдумать.Настройки аварийного плана B и т. д. Макет конференции также является важной частью.Когда это организовано, оно сочетает в себе креативность места и профессионализм индустрии.Это способствует лучшему достижению цели мероприятия.

Кроме того, нужно подумать об действующем процессе и составить предварительную повестку дня.Вам необходимо составить подробный график всего мероприятия, разделив его на несколько разделов, включая регистрацию, открытие, презентации спикеров, а также вопросы и ответы аудитории.Плотно вокруг темы и целей конференции.Это важность, упомянутая выше для приглашения спикеров.Когда позволяет время, постарайтесь максимально определить процесс и время презентации.Большинство действий невозможно выполнить точно так, как запланировано, поэтому обязательно выделите время.

Завершающим этапом подготовки к мероприятию является определение бюджета.По моему опыту, бюджет должен быть максимально консервативным — с чуть большей стоимостью, но с чуть меньшим расчетным доходом.Эта небольшая стратегия снизит ваши финансовые ожидания и даст достаточно места для учета всех происшествий и чрезвычайных ситуаций.При составлении бюджета необходимо учитывать различные расходы, в том числе арендную плату за помещение для проведения собраний, расходы на вспомогательный персонал на месте, а также расходы на еду и напитки.Кроме того, ожидаемый доход включает продажу билетов и возможные спонсорские сборы.Наконец, можно рассчитать чистый доход или чистые расходы мероприятия.

Во-вторых, реклама и продвижение:

После завершения подтверждения места проведения мероприятия, приглашения спикера и составления бюджета пришло время переключить внимание на участников.Вы можете снова обратиться к целевому заявлению и подумать с точки зрения участников: если вы участник, чего вы хотите от этого мероприятия?

Разработать тему, которой достаточно, чтобы привлечь внимание людей.Например, в октябре этого года, 2018 (пятый) Форум развития индустрии транспортных средств на топливных элементах.Такие очень очевидные отраслевые характеристики, и через название конференции можно понять содержание встречи.Сделайте участников индустрии более точными. Также пусть у участников будет ожидание в психологии.

Для каждого профессионального мероприятия требуется специальная веб-страница или хотя бы один электронный постер для рекламы и продвижения в Интернете.Хорошая веб-страница или плакат должны быть краткими, но содержать следующую ключевую информацию:

1. Содержание мероприятия: название, цель, имя/название спикера, вступительный взнос, регистрационная информация и QR-код для сканирования для получения дополнительной информации.

2. Наглядные пособия: найдите фотографию или создайте визуальный образец, который будет красивым и актуальным.Один из секретов — вставлять фотографии людей, чтобы люди представляли сцены, в которых они участвуют, тем самым стимулируя резонанс, а не просто холодный знак.

Как только это будет сделано, мероприятие можно продвигать.Есть много способов продвижения: электронная почта, социальные сети и традиционное словесное продвижение!Массовая рассылка — эффективный инструмент, но лучше быть более адресным.«Каждый хочет быть уникальным, а не просто номером в списке», если позволяют условия, «отправить персонализированное приглашение, назвать имя получателя в начале, пропустить фамилию и быть добрым и дружелюбным». /her.' Заставьте приглашенного почувствовать уважение.

Помимо электронной почты, социальные сети также являются мощным инструментом, который можно использовать для распространения информации о предстоящих событиях.Публикации с плакатами или страницы событий можно публиковать в личном кругу друзей WeChat, рекомендовать друзьям или публиковать в связанных группах.LinkedIn и Facebook также являются очень мощными инструментами в США и Китае, а также во всем мире.

В-третьих, реализация проекта и процесс

После того, как все приготовления были завершены, я наконец прибыл в день мероприятия!Прежде чем прибудут участники, важно убедиться, что планировка помещения завершена и что все участники могут разместиться.Включите проектор, проверьте микрофон и убедитесь, что температура в помещении комфортная и приятная.Усилия по созданию привлекательной среды встречи для участников и докладчиков.

Самые ранние гости могут прибыть за 30 минут до начала мероприятия и быть готовыми к регистрации, оплате и выставлению квитанций и счетов.Даже если участник уже зарегистрировался онлайн и оплатил взнос, будьте готовы к тому, что по крайней мере 10% сотрудников не смогут присутствовать.При этом некоторые люди могут быть не зарегистрированы онлайн, но временно появляются у дверей конференц-зала, указывая на то, что они желают участвовать.

Участники должны быть обеспечены едой или напитками после того, как они зарегистрировались для приема, и должно быть подготовлено хотя бы немного питьевой воды (горячей и холодной воды).

Во время мероприятия внимательно делайте заметки;стремиться зафиксировать детали выступления.Не беспокойтесь о формате заметок во время мероприятия, вы можете доделать последние штрихи после окончания.

Во время мероприятия также записываются фотографии.Отличные фотографии демонстрируют размер участников и место проведения.Когда спикер организует интересные мероприятия, он также должен сосредоточиться на фотосъемке.Убедитесь, что место проведения хорошо сбалансировано, что хорошо для фокусировки при съемке.

В-четвертых, сообщайте о пропаганде

В течение одной недели после мероприятия просмотрите заметки, сделанные во время встречи, и составьте резюме ключевых моментов страницы, сосредоточив внимание на достижениях участников или дополнительной ценности мероприятия.Вы можете процитировать выступление спикера или вставить две-три фотографии с мероприятия.Сводки активности могут продолжать оказывать влияние после завершения мероприятия, так что люди, которые не могут участвовать, также могут получить информацию и понять активность.Кроме того, обмен успешным опытом побудит людей участвовать в будущих мероприятиях.

Не забудьте отправить благодарственное письмо участникам и спикерам.К письму можно прикрепить краткое изложение события и другие фотографии.При этом заранее поинтересуйтесь у спикера, может ли он поделиться с участниками презентациями, которые использовал во время мероприятия.

В конце Спасибо, Эван Шмитт. Эван Шмитт — стажер по связям с государственными органами в AmCham China.